Anticiparse a la fecha de vencimiento de facturas, poder automatizarlas, acceder a toda la documentación desde cualquier lugar o tener el control de todas las versiones de un archivo compartido son algunos de los problemas más habituales en las organizaciones; algo que desde hoy es más sencillo que nunca gracias al nuevo módulo documental que presenta Solpheo, la solución de gestión de contenido empresarial desarrollada por Kyocera Document Solutions.
Gracias a las funcionalidades incorporadas en la suite, las organizaciones tienen acceso a un entorno corporativo centralizado y seguro para la gestión de documentos y datos de manera inteligente y productiva, con capacidad de blindar la información a través de políticas de acceso, cifrado y backup. De este modo se consigue multiplicar la efectividad de los equipos de trabajo -con un beneficio directo en la movilidad de empleados y sus opciones de colaboración- y eliminar los riesgos de pérdida de información.
Por otra parte, su potente gestor de contenido ofrece al usuario una trazabilidad completa de la información -con avisos de cambios-, la activación de alertas en base a diferentes criterios, la auditoría completa de las acciones de los usuarios y la optimización de las búsquedas de archivos gracias a la asignación de metadatos y las búsquedas avanzadas en toda la documentación empresarial.
«En todo proceso de transformación digital las organizaciones buscan herramientas que les permitan ganar eficiencia y mejorar los procesos de trabajo de sus empleados», señala Antonio Rubio, Product Owner de Solpheo, y añade “precisamente con ese objetivo en mente se ha desarrollado este nuevo software, que mejora la experiencia de usuario con todos los beneficios del entorno digital”.
Funcionalidades del módulo documental:
- Entorno colaborativo: los usuarios pueden editar, comentar, compartir y archivar la documentación de manera segura. Integrado con Office (Plugin) y Office365, con total control de versiones.
- Drive: Espacio personal accesible desde cualquier dispositivo para almacenar, crear, modificar, compartir y acceder a todas las carpetas y archivos de cada usuario. Este puede ser integrado con otros discos duros en la nube como OneDrive y Google Drive.
- Compartición de archivos con usuarios de dentro o fuera de la organización, permitiendo compartir documentación durante un tiempo limitado y mediante autenticación.
- Sincronización bidireccional de ficheros almacenados tanto en local como en la nube.
- Conexión ODBC con bases de datos externas para poder consultar y/o interactuar con datos que puedan ser utilizados en procesos de captura.
- Capacidad de reproducir la propia estructura organizativa de la empresa mediante la creación de diferentes niveles de unidades organizativas con distintos grados de acceso.
- Relaciones a través de metadatos: se podrán crear expedientes mediante un metadato común de distinta naturaleza: fecha, numérico, texto, lista, tabla, imagen, etc. La asociación de metadatos a los documentos facilita la búsqueda de los mismos, permite las visualizaciones filtradas, establecer permisos a los documentos y, además, se puede utilizar como elemento clave para ser utilizados en posibles flujos de trabajo asociados a los documentos.
- Control de acceso a diferentes niveles (estructura organizativa, archivador, registro, metadato, …).
Todas las funcionalidades del módulo de gestión documental de Solpheo pueden ser complementadas con los módulos de captura y procesos integrados en la suite de Kyocera.
